Oleh Anthony Dio Martin, motivator dan penulis buku best seller
“Gimana sih menjadi lebih produktif?”. Itulah yang menjadi pertanyaan penting sepanjang tahun. Tempat kerja selalu membutuhkan kita untuk cepat berproduksi dan menghasilkan, belum ditambah dengan target yang telah menunggu di depan mata kita. Nah, bagaimanakah membuat diri kita menjadi semakin produktif?
Kalau bicara soal produktivitas, kita sebenarnya perlu merasa sedih. Pasalnya, produktivitas di negeri kita tergolong sangat rendah. Bayangkan saja, menurut Indeks Pembangunan Manusia Indonesia, sejak 3 tahun angkanya sama saja, yakni masuk peringkat 110 dari 187 negara yang diteliti. Sementara, menurut Asian Development Bank (ADB) dikatakan bahwa selama 14 tahun produktivitas Indonesia hanya mencapai sekitar 60% (bandingannya dengan negara China dan India). India saja bisa meningkat 2X lipat dan China hingga 5X lipat. Bahkan, menurut Asian Productivity Organization di tahun 2015, kondisi Indonesia ada di bawah Malaysia, Thailand dan Srilanka. Dan secara lebih spesifik lagi, DKI Jakarta dan Kaltim, termasuk propinsi-propinsi yang produktif. sementara NTT serta Gorontalo tergolong yang nilainya dianggap masih di bawah. So, bagaimana kita menyikapinya?
Apa Yang Membuat Kita Tidak Produktif?
Sebenarnya, kalau diperhatikan, ada 3 problem utama produktivitas di kantor (yang banyak dikeluhkan). Mari kita singgung sedikit ketiganya. Pertama, no planning alias tidak punya perencanaan. Dengan kata lain, banyak yang tidak punya perencanaan yang jelas, soal apa yang harus dikerjakan di kantor. Kedua, no priority. Jadi, tidak tahu mana yang harus diprioritaskan. Akibatnya, seringkali memprioritaskan energi dan waktunya untuk hal-hal yang salah! Ketiga, no start. Banyak hal yang menjadi kabut dalam masalah hidupnya, sehingga menunda dan melakukan sesuatu itu lama banget. Alias, lambat dan nggak mulai-mulai saat melakukan sesuatu.
Ditambah lagi, terkadang efektivitas untuk betul-betul fokus bekerja yang sangat rendah. Sebuah pertanyaan menarik misalkan saja, kalau tiap hari kita bekerja, katakanlah dari jam 8.00 sampai jam 5.00. Dari sekitar 8 jam bekerja itu, tanyakanlah berapa banyak jam yang betul-betul produktif?
Bahkan, saya pernah mengalami situasi ini. Saat itu, sebagai salah satu yang bertanggung jawab di bagain HRD sampai-sampai kami harus mengeluarkan peringat keras. Kenapa? Pasalnya beginilah pola kerja karyawan. Jam 8.00 sampai di kantor, terus makan pagi. Yang disuruh beli oleh office boy. Kadang bisa sampai jam 9.00 di pantry kantor. Lalu, kerja sampai jam 11.30. Karena di jam 11.30, orang kantor sudah mulai ribut mau makan dimana. Makan siang jam 12.00 sampai jam 13.00. Jam 13.00 sampai di kantor tapi dengan ritual pribadi (gosok gigi, make up) sampai jam 13.30. Baru mulai kerja lagi sampai jam 16.30. Kenapa, karena setengah jam sebelum pulang sudah mulai sibuk nelpon menanyakan siapa yang pulang mana, lewat mana karena ada yang mau nebeng pulang. Begitulah. Bayangkan, berapa jam yang sungguh-sungguh produktif? Belum l;agi ditambah, banyak yang menghabiskan waktu di kantor dengan main FB, IGm youtube, dll!
Rahasia Lebih Produktif: Kelola Energi!
Untuk itulah, ada sebuah rumusan penting soal manajemen produktivitas di era sekarang yang kita sebuh sebagai time management di era modern yang formulanya adalah: “Memberi Waktu + Memfokuskan Waktu” = Produktif
Dengan formula ini, sangat penting dipahami bahwa hal terpenting dalam produktivitas bukanlah sekadar meluangkan waktu, tapi juga memfokuskan waktu. Terkadang, kita melihat banyak orang yang bekerja sangat lama, dengan jam yang sangat banyak, tapi belum tentu mereka produktif. Jadi, kuncinya adalah waktu plus fokus!
Dan salah satu kunci terpenting adalah dengan memperhatikan productivity cycle kita. Bicara soal productivity cycle adalah bicara soal prinsip bahwa manusia bukanlah robot! Manusia pada dasarnya nggak bisa kerja non stop dari jam 8 sampai jam 5. Waktu produktif antara satu orang dengan orang lain pun berbeda! Karena itulah, kenali waktu-waktu produktif Anda. Apakah Anda termasuk orang yang justru kreatif dan idenya mengalir saat-saat malam hari ketika semua orang tertidur dan tidak ada yang mengganggu? Ataukah, Anda termasuk orang pagi sementara orang tertidur lelap, Anda sudah bangun setelah istirahat Anda sehingga siap untuk mengerjakan banyak hal di pagi hari? Kenalilah pola (pattern) ini maka Anda bisa mengoptimalkan Personal Productivity Cycle Anda.
Yang jelas, setiap orang memiliki 3 segmen siklus produktif. Ada siklus waktu kualitas satu. Inilah siklus waktu yang paling berharga. Gunakanlah waktu ini untuk mengeluarkan ide-ide dan pekerjaan Anda yang membutuhkan konsentrasi, ketekunan serta ketelitian yang tinggi. Inilah siklus ’emas’ Anda karena di sinilah fungsi fisik dan mental Anda menjadi sangat prima. Gunakanlah waktu ini dengan sangat hati-hati! Nah, masalahnya, hanya Anda yang paham manakah waktu siklus emas Anda!
Berikutnya, ada siklus waktu kualitas dua. Inilah, siklus kedua setelah siklus waktu berharga Anda. Di waktu ini biasanya energi fisik mental Anda masih tersedia, tetapi sudah mulai agak menurun. Waktu ini biasanya masih dapat Anda pakai untuk bertemu, konsultasi ataupun meeting ataupun mengerjakan hal-hal yang tidak terlalu membutuhkan daya cipta dan imajinasi yang tinggi.
Akhirnya, ada siklus waktu kualitas tiga. Inilah siklus waktu dimana Anda mulai terkuras secara fisik dan mental.
Dan waktu ini sebaiknya dipakai untuk hal-hal yang lebih remeh-temeh misalkan membalas atau membaca email-email kurang penting, menelpon rekan business untuk urusan networking atau hal-hal yang tidak terlalu urgent, dll. Nah, dengan memahami siklus waktu ini, gunakanlah waktu Anda secara efektif. Jangan gunakan waktu kelas satu untuk hal yang remeh-temeh.
Akhirnya tulisan ini ingin saya akhiri dengan sebuah catatan, “Baik orang miskin ataupun pengusaha sukses, mereka sama-sama memiliki 24 jam. Tapi, bedanya adalah cara mereka menggunakan waktunya itulah yang membuat mereka makin sukses!”